株式会社ヒュープロでは2018年度の株主総会を4月3日に執り行いました。
なんとヒュープロでは、インターン生も株主総会に参加出来るのが魅力です。そして今回、読者の皆さんに「ヒュープロ流!株主総会準備のノウハウ」を共有出来ればと思い、担当のインターン三好が大変だったことや準備しておくといいものを、記事にしてみました。

ホントのさいしょ

株主総会が4月3日に実施されることは、以前から小耳に挟んでいたので知っていました。が、そのときはまさか自分が準備などを担当するとは思っていませんでした。
インターン生に積極的に任せてくれて、意見を求めてくれるヒュープロですが、さすがに株主総会は社長が取り仕切ってインターンは見学でも出来れば良い方だろうと…ところが、ある日社長に言われた一言で、それまでのぽやーんとしたものが一変しました。
「みよっしー!株主総会の準備お願いしていい??」
(普段社内ではみよっしーと呼ばれています笑)
「ん…??」
最初は、「まじか!」と思いました。普段から裁量を与えてくれる社長ですが、今回も「いいの!?」という驚きが一番最初に来ました。でも、そう言ってもらったらやるしかないですよね!ですが、何も知らなかったので、右も左もわからない手探りの状態でのスタートでした。

調べてきいて

「株主総会」という言葉しか知らなかった私は、株主総会がどんなものであるかを調べることから始めました。「ベンチャー」「株主総会」「準備」などのワードで検索をしたのですが、その定義や偉い人が話しているサイトなどは多くあっても、実際の準備にあたって何をしたら良いのか教えてくれているところを見つけられませんでした。
その際に「今回の株主総会準備の経験は有益な情報になると思うし、スタートアップの株主総会の準備に役に立つはず!」と感じたのが、この記事を書こうと思ったきっかけです。
そこで調べてみて、株主総会はどんなものか、何をするのかは知ることが出来ましたが、これをそのまま実施するのはつまらないなと。ヒュープロの味が出ないのではないのかなと思いました。
社長のイメージする「株主総会」の形があるようでしたので、まずそこのすり合わせが始まりました。どんな雰囲気にしたいか、どういうことを伝えたいか。仕事やプロジェクトを進める際、準備する場合は、トップの人の思いや意図・目的を事前に聞いて、自分の中で落とし込んでおくといいと私は普段から意識するようにしています。
そうすれば、迷った時の判断材料にもなりますし、後からずれが生じることも防げると思います。ここまで来て、だいたいのヒュープロの株主総会の検討が私なりにできたので、実際に準備したものや事前にやっておくといいことに取り掛かりました。


チェックリスト
✔︎どんな株主総会にしたいか代表の意向を汲み取る
✔︎他者の株主総会ではどんなコンテンツがあるのかリサーチする

事前準備

株主総会を実施するにあたって、事前準備は必須です。そこで、今回行った準備と抑えて置くべきポイントをまとめてみました!

【 株主総会リハーサル】

これは、確実に注力するべきコンテンツNo.1です。肝心の事業説明やコンテンツがしっかりとしていなければ、意味がありませんからね!
ヒュープロでは、計3回リハーサルをやりました。社長とリーダー陣の意向としては、せっかくのこの機会に社員とインターンが会社や事業について考え抜いた上で株主総会に挑もうと言うものです。
全員が同じレベルで見て考えて話せるように、という温かい心遣いでした。あとになって考えてみるとこれはとても大事なことだと思います。普段は目の前の業務に追われて、会社のことを深く見つめ直す時間はあまりありません。
やっておくことで、株主の方とも会社や事業のことについてしっかり全員が仮説を持った状態で議論が出来るのでより深い話をすることができ、オススメです。
そこで、リハーサルの際に抑えておくといいポイントは2点あります。

①締切を早めに設定する
発表原稿やスライド等はとても大事で、担当の人だけでなく、複数人で、内容/ビジュアル/構成などを確認しておくと新たな気付きが生まれてより良いものなります。
これが、ギリギリになると確認不足や焦りから質の低いものになってしまう可能性があるため、余裕を持ったスケジュールを組むことが大事です。

②本番と全く同じ状況で行う
話す内容や、人の動きなども含めて、当日通りやるのがいいかと思います。
スライドの動かすタイミングや、機械設定などなど。そうすることで、場の流れを出席者が理解できるのと同時に発表する人も心構えができます。


チェックリスト
✔︎ある程度余裕を持たせたリハーサル日時の設定
✔︎本番同様のリハーサルを数回実施(社内でフィードバックを出し合う)
✔︎スライドはこまめに共有して随時ブラッシュアップさせる

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【食べもの&飲み物】

これは、株主総会をどんな形式でやるかにもよりますが、飲食を伴う場合は事前に会社の所在地なども考慮してリサーチしておくのがオススメです!ヒュープロでは、大体2週間前くらいでした。
食べ物に関してはケータリングを手配し、飲み物はカクヤスに頼みました。
一定以上の量を頼むとオフィスまで配送してくれる上に、最短数時間で届けてくれます。お値段もお手頃です。

ケータリングはこちらのお店を利用させて頂きました。とても美味しかったです!
Foodist Link: http://foodistlink.com/


チェックリスト
✔︎お店や価格などの入念なリサーチ
✔︎ケータリング/カクヤスの手配
(配送時間、数量、食べ物の形状などを考慮しましょう。)
✔︎当日に、飲料は冷蔵庫に入れる
✔︎紙皿やお箸、などの用意
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【Tシャツづくり】

ヒュープロでは、毎年記念のロゴTシャツを株主総会の度に作成して株主の方と一緒に着ており、そうすることで全員の意思統一にもなるので、こういったプラス1のものはあったらわくわくします!
今年は、弊社デザイナーにTシャツデザインお願いし、可愛いヒュープロTシャツが出来上がりました。Tシャツを作って見ようかなと思われたらぜひ!二週間程度余裕を持っておくと単価も安く済むので、お早めに!

Tシャツ印刷は以下の業者さんにお願いしました。
(早割を活用して1枚あたり1,000円程度におさまりました)
クラTジャパン:https://www.forcus.co.jp/


チェックリスト
✔︎納期と単価をチェック
✔︎デザインを考える
✔︎注文する数量・サイズ・配送日をチェック
✔︎最低5.6オンス以上の生地の厚さが無いと、ペラペラで残念な仕上がりになってしまうので要注意です。
✔︎印刷可能範囲をあらかじめ確認しておきましょう。
✔︎株主さんのサイズを考慮して発注することをお勧めします。

【当日の会場準備】

ヒュープロでは、オフィスのセミナールームが会場になるので、予め机の配置や人数分の椅子の配置図を考えました。意外に頭を悩ませたのは、プロジェクターとコンセントの位置でした。
ベストな場所におけるように試行錯誤でした、、、。そして、一番見やすい位置を探しておいて、そこに株主の方に座っていただきましょう!
ここまで、事前に準備しておくことを書いてみました。会社それぞれで違うと思いますが、何事も早め早めでやっておくといいなと今回私は学びました!


チェックリスト
✔︎会場の配置図を考える(机・椅子・座る位置など)
✔︎いろんな位置から見やすい位置を確認する
✔︎カメラやビデオなどの準備(充電などもしておきましょう!)
✔︎誘導する用の紙を作成して貼る
✔︎当日のアジェンダを見える位置に用意

当日のこと

準備がやっと終わってもここからが本番です!私が当日注意してみていたことをかいてみます。

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【時間】

いわずもがなですが、時間配分、タイムスケジュールの管理は必要です。
何時に、誰が、なにをするかは頭に入れておいて、随時時計と確認していました。当日のアジェンダが見える位置にある場合はそれと確認すると覚えずにすみます。
発表のときや、懇談会などでは、時間が伸びてしまうことはよくおこりますが、担当の人にそっと伝えて時間通り進めることができるようにするとスムーズです。


チェックリスト
✔︎タイムスケジュール覚える
✔︎常に時計と確認する
✔︎ズレが生じそうだったら担当者に連絡

【 株主の方たちのこと】

まず、いらっしゃる株主の方の顔と名前はインターン生でも必須で覚えました。私は今まで面識もなければ、知識もなかったので、事前に株主のかたの情報を調べました。
ちなみに、食べ物の好みや、今回のようにTシャツなどのモノを渡すときはサイズなどの把握も必要です。


チェックリスト
✔︎株主の方を知る&覚える
✔︎食べ物の好みやサイズ等の把握

【その他】

料理や飲み物の減り具合を見ていて、適宜補充するようにしていました。もう一つ、やっておいてよかったことは、少し多めに備品を用意しておいたことです。紙皿やお箸、お手拭き、紙コップなどはなにで必要になるかわからないので、多めに用意して置いて損はないです。ちなみに、ゴミ袋なども後ろに控えておくのも大事です。
また、写真や動画をとっておけば記録にも思い出にもなります。今回は私ともうひとりのインターン生で写真と動画を別れて担当して、会場をウロウロしながらパシャパシャしていました。


チェックリスト
✔︎お料理や飲み物の補充
✔︎備品を多めに用意する
✔︎写真や動画をとる

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最後に

この記事を読んでくださった方、長々とありがとうございました。

株主総会の準備担当に任命された方!経験がない方は最初はなにからやったらいいんだろうと不安になりますよね。
検索してもやり方とかもわからなかった私はすごい戸惑っていましたが、若いうちに、なんでもできるうちに「株主総会」という大イベントを経験できることは自分にとって大きなチャンスです。

ただ、参加できるだけでも学びが多い中で、主体的にかかわらせてもらえることはまたとない機会です!自分がこのチャンスを利用してやろう!くらいの気持ちで乗り切ってみてください!

私個人としては、経験豊富な株主の方と直接お話できるまたとない機会で、フランクにお話させていただいたので、大変大きな学びになりました。
また、事前のリハーサルや当日の事業報告を聞いていて、普段深く考えることの少ない事業の方向性やビジョンを聞けて考えることができたので、たった一回の準備やたった2時間の会とは思えないくらいの学びがありました。
スタートアップベンチャーのインターン生もどんどん株主総会に参加してみてください!